5 lỗi khiến hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan và cách phòng tránh hiệu quả

Gửi hàng ra nước ngoài ngày càng trở nên phổ biến đối với cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít lô hàng bị chậm giao vì hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan. Điều này không chỉ làm tăng thời gian vận chuyển mà còn phát sinh nhiều chi phí ngoài dự kiến.

Thực tế, phần lớn trường hợp hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan đều xuất phát từ những lỗi đơn giản như khai báo sai thông tin, thiếu chứng từ hoặc gửi hàng thuộc danh mục kiểm soát đặc biệt. Nếu nắm rõ các nguyên nhân và chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu, bạn hoàn toàn có thể giảm thiểu rủi ro và giúp hàng hóa thông quan nhanh hơn.

Trong bài viết dưới đây, Bưu Chính Đông Dương sẽ chia sẻ 5 lỗi phổ biến nhất khiến hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan, đồng thời hướng dẫn cách phòng tránh để việc gửi hàng quốc tế diễn ra thuận lợi.

Hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan là gì?

Hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan là tình trạng lô hàng tạm thời chưa được phép thông quan do cơ quan hải quan cần kiểm tra thêm về hồ sơ, chứng từ hoặc nội dung hàng hóa.

Việc giữ hàng không đồng nghĩa với việc hàng bị tịch thu. Trong nhiều trường hợp, người gửi chỉ cần bổ sung giấy tờ hoặc điều chỉnh thông tin khai báo là lô hàng sẽ tiếp tục được xử lý.

Ngược lại, nếu hàng hóa vi phạm quy định nhập khẩu hoặc khai báo không trung thực, hàng có thể bị trả về, tiêu hủy hoặc xử lý theo quy định của quốc gia nhập khẩu.

5 lỗi khiến hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan

1. Khai báo thông tin hàng hóa không chính xác

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan.

Nhiều người có thói quen ghi nội dung đơn giản như “Gift”, “Sample”, “Personal Items” hoặc “Accessories”. Những mô tả quá chung chung khiến cơ quan hải quan không xác định được chính xác loại hàng hóa.

Ngoài ra, việc khai sai số lượng, trọng lượng hoặc giá trị hàng hóa cũng làm tăng khả năng bị kiểm tra.

✅ Cách phòng tránh

• Khai đúng tên sản phẩm bằng tiếng Anh.
• Mô tả rõ công dụng và chất liệu.
• Ghi chính xác số lượng.
• Khai đúng giá trị thực tế của hàng hóa.
• Không khai thấp giá trị để giảm thuế.

Thông tin minh bạch sẽ giúp quá trình kiểm tra diễn ra nhanh hơn và hạn chế tình trạng hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan.

2. Thiếu hóa đơn hoặc chứng từ cần thiết

Một bộ chứng từ đầy đủ là điều kiện quan trọng để lô hàng được thông quan.

Nếu thiếu giấy tờ, cơ quan hải quan sẽ yêu cầu bổ sung trước khi tiếp tục xử lý.

Một số chứng từ thường được yêu cầu gồm:

• Commercial Invoice
• Packing List
• Air Waybill
• Certificate of Origin (nếu có)
• Giấy phép nhập khẩu đối với hàng hóa đặc biệt

Doanh nghiệp xuất khẩu thường xuyên cần kiểm tra kỹ yêu cầu của từng quốc gia vì mỗi thị trường sẽ có quy định khác nhau.

✅ Cách phòng tránh

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi gửi.
• Kiểm tra quy định nhập khẩu của nước đến.
• Nhờ đơn vị logistics rà soát chứng từ.
• Lưu bản mềm để bổ sung khi cần.

3. Gửi hàng thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế nhập khẩu

Không phải mặt hàng nào được phép xuất khẩu tại Việt Nam cũng được phép nhập khẩu vào quốc gia khác.

Ví dụ:

• Mỹ kiểm soát nghiêm thực phẩm, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng.
• Úc hạn chế nhiều sản phẩm có nguồn gốc động thực vật.
• Nhật Bản yêu cầu kiểm tra nghiêm ngặt đối với thực phẩm.
• Châu Âu kiểm soát nhiều sản phẩm chứa hóa chất.

Nếu không tìm hiểu trước quy định nhập khẩu, hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan là điều rất dễ xảy ra.

✅ Cách phòng tránh

• Kiểm tra danh mục hàng cấm trước khi gửi.
• Xin giấy phép nếu mặt hàng thuộc diện quản lý.
• Khai báo trung thực với đơn vị vận chuyển.
• Tham khảo tư vấn từ chuyên gia logistics.

4. Đóng gói không đúng tiêu chuẩn quốc tế

Nhiều người chỉ quan tâm đến việc bảo vệ hàng hóa mà quên rằng cách đóng gói cũng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kiểm tra hải quan.

Một số mặt hàng như pin lithium, chất lỏng, mỹ phẩm, hàng dễ vỡ hoặc thiết bị điện tử cần tuân thủ quy định đóng gói riêng của hãng hàng không và nước nhập khẩu.

Nếu bao bì không đạt yêu cầu, lô hàng có thể bị mở kiểm tra hoặc yêu cầu đóng gói lại.

✅ Cách phòng tránh

• Sử dụng vật liệu đóng gói đạt tiêu chuẩn.
• Dán nhãn cảnh báo đối với hàng dễ vỡ.
• Tuân thủ quy định về pin và chất lỏng.
• Đóng gói theo hướng dẫn của đơn vị vận chuyển.

5. Khai sai mã HS hoặc trị giá hàng hóa

Mã HS quyết định mức thuế nhập khẩu và chính sách quản lý đối với từng mặt hàng.

Nếu khai sai mã HS hoặc khai giá trị không phù hợp, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra lại hồ sơ.

Đây cũng là nguyên nhân khiến hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan trong nhiều trường hợp xuất khẩu thương mại.

✅ Cách phòng tránh

• Tra cứu đúng mã HS.
• Khai đúng giá trị giao dịch.
• Chuẩn bị hóa đơn mua bán rõ ràng.
• Nhờ đơn vị logistics tư vấn nếu chưa xác định được mã HS.

Làm thế nào để hạn chế hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan?

Để hạn chế tối đa nguy cơ hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan, người gửi nên thực hiện các bước sau:

• Kiểm tra quy định nhập khẩu của quốc gia nhận hàng.
• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ theo yêu cầu.
• Khai báo trung thực toàn bộ thông tin.
• Đóng gói đúng tiêu chuẩn quốc tế.
• Không gửi hàng thuộc danh mục cấm.
• Lựa chọn đơn vị chuyển phát quốc tế có kinh nghiệm.
• Theo dõi tình trạng đơn hàng thường xuyên để xử lý kịp thời nếu phát sinh.

Việc chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp giảm thời gian thông quan và hạn chế chi phí phát sinh.

Bưu Chính Đông Dương đồng hành cùng bạn trong mọi lô hàng quốc tế

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển phát quốc tế, Bưu Chính Đông Dương hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn đến hoàn tất thủ tục xuất khẩu.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ

✔ Tư vấn quy định hải quan của từng quốc gia.

✔ Hỗ trợ khai báo hải quan chính xác.

✔ Kiểm tra chứng từ trước khi gửi.

✔ Đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế.

✔ Theo dõi hành trình hàng hóa liên tục.

✔ Hỗ trợ xử lý nhanh các lô hàng phát sinh vấn đề.

Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẽ giúp khách hàng giảm thiểu nguy cơ hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan, đồng thời tối ưu thời gian giao nhận.

Kết luận

Tình trạng hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan có thể khiến kế hoạch kinh doanh hoặc việc gửi quà cho người thân bị gián đoạn. Tuy nhiên, hầu hết các nguyên nhân đều có thể phòng tránh nếu người gửi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, khai báo trung thực và tuân thủ quy định của quốc gia nhập khẩu.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị chuyển phát quốc tế chuyên nghiệp, hỗ trợ trọn gói từ tư vấn, đóng gói, khai báo đến thông quan, Bưu Chính Đông Dương sẽ là đối tác đáng tin cậy, giúp hàng hóa đến tay người nhận nhanh chóng và an toàn.

Câu hỏi thường gặp (Q&A)

1. Vì sao hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan?

Nguyên nhân thường gặp là khai báo sai thông tin, thiếu chứng từ, gửi hàng thuộc danh mục hạn chế hoặc khai sai mã HS.

2. Hàng bị giữ tại hải quan có bị mất không?

Không. Phần lớn trường hợp chỉ là tạm giữ để kiểm tra hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.

3. Thời gian xử lý khi hàng bị giữ tại hải quan là bao lâu?

Thông thường từ 1-7 ngày làm việc. Một số trường hợp cần kiểm tra chuyên ngành có thể kéo dài hơn.

4. Có thể tự bổ sung hồ sơ khi hàng bị giữ tại hải quan không?

Có. Tuy nhiên, nếu sử dụng dịch vụ của Bưu Chính Đông Dương, đội ngũ chuyên viên sẽ hỗ trợ làm việc với hãng vận chuyển và hướng dẫn chuẩn bị chứng từ nhanh chóng.

5. Làm thế nào để hạn chế hàng gửi quốc tế bị giữ tại hải quan?

Bạn nên khai báo trung thực, chuẩn bị đầy đủ chứng từ, đóng gói đúng quy định và lựa chọn đơn vị chuyển phát quốc tế uy tín để được tư vấn ngay từ đầu.

Xem thêm

Gửi hàng hóa chất có được không?

Vận chuyển quần bò từ Nghệ An đi Đức