Packing list là gì?

Packing list là một trong những chứng từ không thể thiếu để hoàn tất bộ hồ sơ thông quan hàng hoá.

Packing List là phiếu đóng gói hàng hóa, là một thành phần quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Nếu theo nghĩa tiếng Anh dịch đơn thuần, thì phải dịch là Chi tiết đóng gói, hay Danh sách đóng gói mới sát nghĩa.

Tuy nhiên theo tập quán, người ta vẫn gọi là phiếu, ngoài ra còn một số tên gọi khách như bảng kê hàng hoá, phiếu chi tiết hàng hoá. Trên Packing List sẽ nêu rõ bên xuất khẩu đã bán những mặt hàng nào cho bên nhập khẩu. Như vậy, đơn vị mua hàng sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát lô hàng.

Packing List có thể lập dựa trên các mẫu có sẵn. Sau đó chỉ việc chỉnh sửa những nội dung cho chuẩn xác với thông tin lô hàng của mình.

Packing List có chức năng gì?

Cùng với câu hỏi Packing List là gì, thì câu hỏi về chức năng của chứng từ này cũng quan trọng không kém.

Như tên gọi cho thấy, Packing List chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa. Nghĩa là khi nhìn vào đó, bạn hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:

• Cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ, chẳng hạn 1 container 40’ loại cao;
• Có thể xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu…;
• Phải bố trí phương tiện vận tải bộ như thế nào, chẳng hạn dùng xe loại mấy tấn, kích thước thùng bao nhiêu mới phù hợp;
• Sẽ phải tìm mặt hàng cụ thể nào đó ở đâu (pallet nào) khi hàng phải kiểm hóa, trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Với những người chưa quen đọc chứng từ, cần phân biệt một chút giữa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với Phiếu đóng gói . Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau (vì thường được tạo ra từ 1 mẫu), và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.

Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…

Nội dung chính trên Packing List

Thông thường sẽ thể hiện nội số nội dung cơ bản như sau:

• Số hoá đơn và ngày lập hoá đơn.
• Tên và địa chỉ cụ thể của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
• Thông tin chính xác về cảng xếp dỡ hàng hoá. Cảng đi và cảng đến,…
• Thông tin tên tàu và số chuyến.
• Thông tin về lô hàng, điển hình là số lượng, trọng lượng, số kiện hàng, thể tích kiện hàng,…
• Xác nhận của bên xuất khẩu: Ký rõ ràng và đóng dấu.
• Remark: Những ghi chú thêm về lô hàng.

Như vậy, trong hoạt động xuất nhập khẩu, thông qua phiếu đóng gói hàng hoá , chúng ta có thể nắm rõ những thông tin về lô hàng đó. Từ những thông tin cơ bản như số lượng hàng, trọng lượng lô hàng, quy cách đóng gói như thế nào, người mua có thể tính toán được thời gian bốc dỡ hàng hoá, phương thức vận chuyển nên lựa chọn,…

Thông thường, phiếu đóng gói hàng hoá sẽ được gửi cho bên nhập khẩu ngay sau khi công đoạn đóng gói hàng hoá hoàn tất. Như vậy, bên nhập khẩu sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm tra số lượng hàng được giao, từ đó lên kế hoạch kinh doanh lý tưởng, kịp thời nhất. Lưu ý, các bên có thể kết hợp hoá đơn lẫn phiếu đóng gói hàng hoá để thuận tiện cho việc theo dõi của bên nhập khẩu.

Hy vọng thông qua bài viết Bưu Chính Đông Dương đã giúp bạn biết thêm về chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng này!

Xem thêm:

Track & Trace là gì?

QUY TRÌNH THỦ TỤC HÀNG TẠM NHẬP TÁI XUẤT

Dịch vụ xin giấy phép xuất nhập khẩu nhanh chóng của Indochinapost.